El mejor momento para cambiar de ERP: cierre fiscal, Verifactu 2027 y factura electrónica
1 de enero, inicio de trimestre o mitad de año: qué fecha de corte elegir al cambiar de ERP en España y cómo encajar Verifactu 2027 y la factura electrónica B2B.
En esta guía
«¿Cuándo arrancamos?» suele decidirse al final, cuando el proyecto ya va con retraso. Debería ser lo primero: la fecha de corte condiciona qué datos migras, cuánto trabajo tiene tu equipo contable y si llegas a tiempo a Hacienda.
Esta guía te ayuda a elegir la fecha con el calendario español delante: ejercicio fiscal, trimestres de IVA, Verifactu en 2027 y la factura electrónica que viene detrás.
Las tres fechas de corte posibles
1. Primer día del ejercicio (1 de enero para casi todos)
Es la opción más limpia. Cada ejercicio vive entero en un solo sistema: el antiguo cierra el año y el nuevo empieza con el asiento de apertura.
Ventajas:
- migras saldos de apertura, no movimientos del año;
- los modelos anuales (390, 347, 190 si llevas nóminas en el ERP) salen del sistema antiguo;
- la auditoría, si la tienes, revisa un año en un sistema.
Inconvenientes:
- diciembre y enero son los peores meses para tu equipo contable: cierre, inventario, modelos del cuarto trimestre;
- el cierre del ejercicio antiguo se hace después del arranque, así que convivirás con los dos sistemas unas semanas. Cuenta con ello: los libros del ejercicio cerrado se legalizan en el Registro Mercantil en los cuatro meses siguientes al cierre (Ley 14/2013, art. 18).
2. Inicio de trimestre (1 de abril, 1 de julio, 1 de octubre)
La segunda mejor opción, y muchas veces la más realista. Encaja con la liquidación trimestral del IVA (modelo 303): el trimestre anterior se declara entero desde el sistema antiguo.
A cambio, el ejercicio queda partido: para el balance, el libro diario del año y los modelos anuales tendrás que juntar datos de los dos sistemas. Se hace migrando los saldos a fecha de corte (o los saldos mensuales del año) y guardando el detalle en el sistema antiguo.
El 1 de julio tiene un atractivo extra: agosto es tranquilo en muchos sectores, y tu equipo llega al primer cierre trimestral (septiembre) con dos meses de rodaje.
3. Cualquier otro día
Posible, pero no lo recomendamos salvo urgencia. Partes un periodo de IVA entre dos programas y multiplicas las conciliaciones.
| Fecha de corte | Qué migras de contabilidad | Esfuerzo contable | Para quién |
|---|---|---|---|
| 1 de enero | saldos de apertura | bajo (pero en el peor mes) | quien tiene el proyecto maduro en octubre |
| inicio de trimestre | saldos a fecha de corte (o mensuales del año) | medio | la mayoría de pymes |
| mitad de trimestre | saldos a fecha + IVA del trimestre en curso | alto | solo si hay una urgencia real |
Verifactu: la fecha que no puedes mover
El reglamento de sistemas informáticos de facturación (RD 1007/2023) es obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para el resto (autónomos incluidos). Así lo recoge la Agencia Tributaria tras el Real Decreto-ley 15/2025, y a 30 de septiembre de 2026 no hay otro aplazamiento aprobado (FAQ de la AEAT).
Quedan fuera quienes llevan los libros de IVA por el SII y los territorios forales (País Vasco y Navarra tienen sus propios sistemas).
Tres cosas que dice la AEAT y que afectan a tu cambio de ERP
1. El programa antiguo no puede seguir pudiendo facturar. La AEAT admite conservarlo para consultar el histórico «si y solo si se puede acreditar que con él ya no se pueden expedir facturas», normalmente desinstalándolo o modificándolo para que no emita a partir de una fecha. Si puede facturar, su mera tenencia desde 2027 es infracción: 50.000 euros por ejercicio (art. 201 bis de la Ley General Tributaria).
2. Si ya estás en VERI*FACTU, te quedas el año. Una vez obligado, si empiezas a emitir en la modalidad VERI*FACTU (enviando los registros a la AEAT), debes permanecer en ella al menos hasta el final del año natural. Traducido a tu proyecto: si cambias de programa a mitad de 2027, el nuevo tendrá que funcionar también en esa modalidad hasta el 31 de diciembre. Es nuestra lectura de la FAQ; confírmala con tu asesor fiscal.
3. No hay lista de programas homologados. Cada fabricante firma una declaración responsable de que su programa cumple. Pídela por escrito para la versión exacta que vas a usar.
¿Llego al 1 de enero de 2027 con el ERP nuevo?
Hoy es 30 de septiembre de 2026. Si tu proyecto no ha empezado, la respuesta honesta es: probablemente no, y no deberías intentarlo a la fuerza. Un arranque precipitado en enero, con el cierre del año encima, es la receta clásica del desastre.
Veredicto
Proyecto ya avanzado (datos probados, pruebas en marcha): arranca el 1 de enero de 2027 con el ERP nuevo adaptado a Verifactu.
Proyecto sin empezar o en selección: resuelve Verifactu ahora con lo mínimo (actualizar tu versión actual si tu fabricante la adapta, o una solución de facturación adaptada conectada a tu contabilidad) y planifica el ERP nuevo para el 1 de julio de 2027 o el 1 de enero de 2028.
Autónomos y entidades fuera del Impuesto sobre Sociedades: tu fecha es el 1 de julio de 2027. Tienes margen para hacerlo bien.
La factura electrónica B2B: qué exigir hoy, aunque aún no tenga fecha firme
El Real Decreto 238/2026 obliga a facturar electrónicamente entre empresas. Pero los plazos no cuentan desde el decreto, sino desde la entrada en vigor de una orden ministerial que regula la solución pública de la AEAT:
- 12 meses después para quien haya superado 8 millones de euros de volumen de operaciones el año anterior;
- 24 meses después para el resto.
A 30 de septiembre de 2026, esa orden seguía siendo un proyecto: salió a consulta pública en abril de 2026 con fecha de entrada en vigor prevista el 1 de octubre de 2026. Si se publicara así, las fechas serían el 1 de octubre de 2027 y el 1 de octubre de 2028. Hasta que no esté en el BOE, son previsiones.
Qué significa para tu cambio de ERP: no elijas un sistema que no tenga un plan claro para la factura electrónica. El decreto admite formatos UBL, CII, Facturae y EDIFACT en plataformas privadas, que además deben enviar copia en UBL a la solución pública, y obliga a comunicar estados de la factura (aceptación, rechazo, pago) en un plazo de cuatro días. Pregunta al fabricante cómo lo resolverá su producto y cuándo.
El calendario, hacia atrás
Pon tu fecha de arranque a la derecha y cuenta hacia la izquierda. Es un esquema orientativo para una pyme con contabilidad, ventas, compras y almacén; ajústalo con tu implantador.
| Momento | Qué tiene que estar hecho |
|---|---|
| Arranque − 5 o 6 meses | decisión tomada, alcance firmado, fecha de corte fijada |
| Arranque − 4 meses | diseño validado; limpieza de datos maestros en marcha |
| Arranque − 3 meses | primera carga de datos de prueba; integraciones en desarrollo |
| Arranque − 2 meses | segunda carga de prueba; pruebas con un mes real rehecho en el sistema nuevo |
| Arranque − 1 mes | formación por perfiles; plan de corte con horas y responsables |
| Arranque | carga final de saldos y pendientes; el sistema antiguo deja de facturar |
| Arranque + 1 a 3 meses | primer cierre mensual o trimestral acompañado |
Detalle de cada fase en el plan de migración de ERP.
Fechas que conviene evitar
- Del 15 de diciembre al 15 de enero, salvo que el proyecto esté terminado en noviembre.
- Las semanas de presentación de modelos trimestrales (primeros veinte días de abril, julio, octubre y enero).
- Tu temporada alta. Una distribuidora de alimentación no arranca en Navidad; un fabricante de piscinas, no en mayo.
- El mes del cierre de tu ejercicio, si no es natural.
- Una semana en la que falte tu persona clave de contabilidad. Suena obvio y pasa.
Resumen para llevar a la reunión
- Mira si tu versión aparece en el calendario de fin de soporte y si tendrá declaración responsable de Verifactu.
- Si no llegas a enero, resuelve la facturación primero y el ERP después.
- Elige inicio de trimestre si no puedes arrancar el 1 de enero con holgura.
- Decide qué datos migras según la fecha: qué datos migrar al cambiar de ERP.
Preguntas frecuentes
¿Se puede cambiar de programa de contabilidad a mitad de año?
Sí. Ninguna norma obliga a cambiar de programa el 1 de enero. Lo que se complica es la operativa: ese ejercicio tendrá datos en dos sistemas, y los libros, el balance y los modelos anuales se tendrán que construir juntando ambos. Si puedes elegir, corta a inicio de trimestre.
¿Qué pasa con Verifactu si cambio de programa en 2027?
El programa nuevo tiene que estar adaptado (con la declaración responsable de su fabricante) y el antiguo no debe poder emitir facturas. La Agencia Tributaria admite conservarlo solo para consultar el histórico si se acredita que ya no factura, normalmente desinstalándolo o bloqueándolo. Además, si ya emitías en modalidad VERI*FACTU, la AEAT indica que se debe permanecer en ella al menos hasta el final del año natural.
¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica entre empresas?
El RD 238/2026 fija los plazos desde la entrada en vigor de una orden ministerial: 12 meses para empresas con más de 8 millones de euros de volumen de operaciones y 24 meses para el resto. A 30 de septiembre de 2026 esa orden seguía en borrador; el borrador preveía su entrada en vigor el 1 de octubre de 2026, lo que daría 1 de octubre de 2027 y 1 de octubre de 2028. Son fechas previstas, no firmes.
¿Tengo que estar en el SII para no aplicar Verifactu?
Quien lleva los libros de IVA a través del SII queda fuera de Verifactu. El SII es obligatorio para quien liquida el IVA mensualmente (grandes empresas con más de 6 millones de facturación, grupos de IVA, inscritos en el REDEME) y voluntario para el resto; quien opta por él debe permanecer al menos el año natural.
¿Cuánto antes hay que empezar el proyecto?
Cuenta hacia atrás desde la fecha de arranque: necesitas margen para al menos dos cargas de datos de prueba y un mes completo de pruebas con datos reales. Para una pyme con varias áreas, empezar el análisis a menos de tres meses del arranque es apostar.
Fuentes
- Agencia Tributaria — FAQ sobre sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU (fechas, cambio de programa, permanencia)
- Real Decreto 1007/2023, reglamento de sistemas informáticos de facturación — BOE
- Real Decreto 238/2026, factura electrónica obligatoria entre empresarios — BOE
- Hacienda — Proyecto de orden ministerial de la solución pública de facturación electrónica (consulta pública, abril de 2026)
- Ley 14/2013, art. 18: legalización de libros en los cuatro meses siguientes al cierre — BOE
- Agencia Tributaria — SII: quién está obligado