Cuánto cuesta cambiar de ERP: el coste real a 3 años (con hoja de cálculo)

La primera cifra que te darán cuando preguntes por un ERP nuevo será el precio por usuario al mes. Es la cifra menos importante de todas.

Un cambio de ERP tiene nueve partidas de coste. La licencia es una. Las otras ocho dependen de ti, de tus datos y de tu implantador. Esta guía te da la lista completa, los precios de licencia que los fabricantes publican (verificados el 30 de septiembre de 2026) y una forma de comparar ofertas que no se puede maquillar.

Las 9 partidas del coste de cambiar

#	Partida	Qué incluye	Quién la fija	Pago
1	Licencias o suscripción	usuarios, módulos, entornos	el fabricante	recurrente
2	Análisis y diseño	talleres de procesos, documento de alcance	el implantador	único
3	Configuración	plan de cuentas, impuestos, series, almacenes, permisos	el implantador	único
4	Migración de datos	extracción, limpieza, cargas de prueba y carga final	implantador + tu equipo	único
5	Integraciones	banco, tienda online, EDI, TPV, nóminas, transportistas	implantador o terceros	único + mantenimiento
6	Desarrollos a medida	lo que el estándar no cubre	el implantador	único + mantenimiento
7	Formación y arranque	cursos, acompañamiento el primer cierre	el implantador	único
8	Tiempo interno	las horas de tu gente en el proyecto	tú	oculto
9	Salida del sistema antiguo	licencia de consulta, archivo de datos, servidor	el fabricante antiguo / tú	recurrente o único

Dos partidas que casi nunca aparecen en el presupuesto del proveedor y que pueden romper tu cuenta: la 8 y la 9.

El tiempo interno es la partida más cara que nadie factura

Alguien de tu equipo tiene que explicar cómo trabajáis, validar el diseño, revisar los datos cargados, probar y formar a los demás. Ese alguien suele ser quien más sabe, es decir, quien menos tiempo libre tiene.

Calcúlalo así: personas clave × días por semana dedicados × semanas de proyecto × coste diario de esa persona. Si tu responsable de administración dedica dos días por semana durante dieciséis semanas, son 32 jornadas suyas. Multiplica por su coste diario real (salario más Seguridad Social) y tendrás una cifra que suele sorprender.

Si no hay tiempo interno reservado, el proyecto se retrasa. Y los retrasos se pagan en jornadas del implantador.

Salir del sistema antiguo tampoco es gratis

No puedes apagar el ERP antiguo el día del arranque. El Código de Comercio obliga a conservar libros, correspondencia y justificantes seis años desde el último asiento (art. 30). Hacienda puede comprobar los ejercicios no prescritos, y las bases imponibles negativas hasta diez años.

Tienes dos caminos: mantener el sistema antiguo en modo consulta (licencia mínima y un servidor o una máquina virtual) o exportar todo a un archivo legible y verificable. Ojo con el primero: la Agencia Tributaria admite conservar el programa antiguo solo si ya no puede emitir facturas. Si puede, su mera tenencia desde 2027 es sancionable con 50.000 euros por ejercicio (FAQ de la AEAT).

Licencias: lo que publican los fabricantes (verificado el 30/09/2026)

Solo incluimos precios que el fabricante publica en su web española. Todos sin IVA salvo que se indique.

Producto	Plan	Precio de lista	Condiciones
Business Central	Essentials	69,30 €/usuario/mes	pago anual, sin IVA
Business Central	Premium (añade fabricación y servicio)	95,30 €/usuario/mes	pago anual, sin IVA
Business Central	Team Members	6,90 €/usuario/mes	pago anual, sin IVA; consulta y tareas ligeras
Odoo	Estándar	19,90 €/usuario/mes el primer año; 24,90 € después	pago anual; la web no indica si incluye IVA
Odoo	Personalizado (Studio, multiempresa, API externa, on-premise u Odoo.sh)	35,90 €/usuario/mes el primer año; 44,90 € después	pago anual; Odoo.sh se paga aparte
Holded	Estándar / Avanzado / Premium	59 € / 99 € / 199 € al mes por plan	precio mensual, sin IVA; los planes incluyen un número limitado de usuarios (4 en Estándar, 7 en Avanzado)

No publican precio Sage 200, Sage X3, a3ERP, SAP Business One ni la mayoría de ERP españoles verticales (Ekon, Distrito K, Libra, Ahora). Para ellos, la única vía es un presupuesto; más abajo te decimos cómo pedirlo para que sea comparable.

Ejemplo: 25 usuarios, licencias a tres años

Supongamos una empresa con 25 personas que usan el sistema: 10 lo usan a fondo (administración, compras, almacén, dirección) y 15 solo consultan o hacen tareas ligeras (comerciales, técnicos).

Opción	Año 1	Año 2	Año 3	Total 3 años
Business Central: 10 Essentials + 15 Team Members	9.558 €	9.558 €	9.558 €	28.674 €
Business Central: 10 Premium + 15 Team Members	12.678 €	12.678 €	12.678 €	38.034 €
Odoo Estándar: 25 usuarios	5.970 €	7.470 €	7.470 €	20.910 €
Odoo Personalizado: 25 usuarios	10.770 €	13.470 €	13.470 €	37.710 €

Cálculo: precio mensual × usuarios × 12. En Odoo, el descuento del primer año solo aplica 12 meses a las licencias iniciales; los años 2 y 3 se calculan a precio de lista. No hemos incluido subidas de precio futuras porque no están anunciadas en las páginas consultadas.

Tres cosas que esta tabla no dice:

• Los modelos de usuario no son iguales. Business Central tiene un usuario barato para quien solo consulta; en Odoo Estándar pagas todos los usuarios al mismo precio (existe además un usuario «Light» de 7,90 €, pero revisa con el fabricante qué permite antes de contarlo).
• Odoo Estándar no admite módulos a medida ni Studio. Si tu proyecto necesita desarrollos, estás en Personalizado.
• La licencia no incluye la implantación. La propia Odoo indica en su página de precios que las empresas de más de 50 empleados suelen trabajar con un partner local. Con Business Central, la implantación la hace siempre un partner.

Los servicios: cómo pedir presupuestos comparables

No vamos a darte un «precio medio de implantación». No existe una fuente pública fiable para España, y cualquier cifra redonda te haría más daño que bien. Lo que sí podemos darte es cómo obligar a que los presupuestos se puedan comparar.

Pide a cada candidato que rellene esta tabla. Si alguno no quiere desglosar, ya sabes algo de él.

Fase	Jornadas	Tarifa por jornada	Importe	Qué entregables incluye
Análisis y diseño				documento de alcance firmado
Configuración				entorno configurado y validado
Migración de datos				nº de cargas de prueba, qué datos, qué años
Integraciones				lista cerrada de integraciones
Desarrollos				especificación por desarrollo
Formación				horas por perfil de usuario
Arranque y primer cierre				días de acompañamiento
Gestión de proyecto				reuniones y seguimiento

Y añade tres preguntas por escrito:

1. ¿Precio cerrado o por horas consumidas? Si es por horas, ¿qué pasa cuando se acaba la bolsa?
2. ¿Qué queda fuera? La lista de exclusiones es más reveladora que la de inclusiones.
3. ¿Cuánto cuesta el mantenimiento anual de las integraciones y desarrollos cuando el fabricante saque versión nueva?

El otro lado de la balanza: lo que cuesta quedarte

Comparar el coste de cambiar con «cero» es trampa. Quedarte también cuesta, y a veces más. Suma a tres años:

• Soporte y mantenimiento que pagas hoy al fabricante o al partner.
• Soporte extendido o parches a medida si tu versión sale de soporte. En Odoo, el soporte extendido es un cargo adicional (documentación de Odoo). En Navision, cuando acaba el soporte extendido Microsoft deja de publicar parches: lo que no arregle tu partner no lo arregla nadie.
• Adaptación a Verifactu de tu sistema actual, si es posible, y a la factura electrónica B2B después.
• Horas de Excel: personas × horas semanales × 46 semanas × coste por hora. Esta cifra suele ser la que decide.
• Servidor e informática del sistema actual: renovación de hardware, copias, licencias de base de datos.
• Riesgo: ¿qué pasa si una actualización de Windows o de la base de datos rompe tu versión antigua y no hay nadie que la arregle?

La hoja de cálculo, en una tabla

Cópiala en tu Excel. Todos los importes sin IVA.

Concepto	Cambiar: año 1	Año 2	Año 3	Quedarse: año 1	Año 2	Año 3
Licencias / mantenimiento del fabricante
Servicios de implantación (por fases)		—	—	—	—	—
Integraciones y desarrollos (alta + mantenimiento)
Tiempo interno (jornadas × coste)
Sistema antiguo en consulta / archivo				—	—	—
Adaptación normativa (Verifactu, factura-e)	incluida	incluida	incluida
Horas de trabajo manual (Excel, dobles grabaciones)
Servidor e informática
Total

Errores que inflan la factura

• Migrar todo el histórico «por si acaso». Cada año de asientos que migras multiplica las cargas de prueba y las validaciones. Lee qué datos migrar antes de pedir presupuesto.
• Replicar el sistema viejo en el nuevo. Si pides que el ERP nuevo haga exactamente lo mismo que el antiguo, pagarás desarrollos para reproducir vicios.
• Elegir fecha de arranque sin margen. Arrancar el 2 de enero con el proyecto ajustado sale caro en horas extra y en errores de cierre. Mira cuándo hacer el cambio.
• Firmar sin plan de fases. Sigue el plan de migración en 7 fases y exige un entregable por fase.