Plan de migración de ERP en 7 fases (y dónde se tuercen los proyectos)

Los proyectos de ERP no fracasan por el software. Fracasan porque se firmó algo difuso, se cargaron datos sin revisar y se arrancó sin haber probado un mes de verdad.

Este plan tiene siete fases. Cada una termina con un entregable que firma tu empresa, no el implantador. Si una fase no tiene entregable firmado, no ha terminado, diga lo que diga el calendario.

Fase 1. Alcance: qué entra, qué no y cuándo arrancamos

Qué se hace. Se listan los procesos que va a cubrir el ERP (vender, comprar, almacén, contabilidad, tesorería, producción, servicio técnico…), las integraciones necesarias, los datos a migrar y la fecha de corte.

Entregable: documento de alcance con tres listas (dentro, fuera, más adelante) y fecha de arranque objetivo.

Dónde se tuerce. «Ya lo iremos viendo.» Todo lo que no está escrito en el alcance se convierte en un extra facturable o en una discusión. Y las integraciones olvidadas (la tienda online, el EDI de ese cliente grande, el fichero del banco) aparecen siempre en la semana del arranque.

Fase 2. Diseño: cómo va a funcionar tu empresa en el sistema nuevo

Qué se hace. Talleres por área con las personas que hacen el trabajo, no solo con sus jefes. Para cada proceso: cómo se hace hoy, cómo se hará en el ERP nuevo y qué cambia.

Entregable: documento de diseño por proceso, con las decisiones tomadas (series de facturación, estructura de almacenes, plan de cuentas, permisos) y la lista cerrada de desarrollos a medida con su especificación.

Dónde se tuerce. En pedir que el sistema nuevo haga exactamente lo mismo que el viejo. Si el diseño es una copia del sistema antiguo, estás pagando por reproducir sus defectos. Cada desarrollo que pidas para mantener una costumbre se paga dos veces: al hacerlo y en cada actualización.

Fase 3. Datos: limpiar, mapear y cargar en pruebas

Qué se hace. Se decide qué se migra, qué se archiva y qué se descarta (lo explicamos en qué datos migrar). Se limpian los maestros en origen, se mapean los campos y se hacen al menos dos cargas completas de prueba.

Entregable: actas de validación de cada carga de prueba, con los cuadres firmados (balance, cartera, stock, inmovilizado).

Dónde se tuerce. Tres clásicos:

• la limpieza se deja «para después del arranque» (nunca ocurre);
• solo se hace una carga de prueba y los errores aparecen en la real;
• nadie de tu equipo revisa los datos cargados, porque «eso lo hace el implantador».

Fase 4. Configuración, integraciones y desarrollos

Qué se hace. El implantador configura el sistema según el diseño, construye las integraciones y los desarrollos, y te entrega un entorno de pruebas con los datos de la última carga.

Entregable: entorno de pruebas completo y lista de desarrollos entregados, cada uno probado contra su especificación.

Dónde se tuerce. Los desarrollos llegan tarde y se prueban poco. Regla práctica: si un desarrollo no está listo para pruebas un mes antes del arranque, se arranca sin él y con un procedimiento alternativo. Es mejor que retrasar todo el proyecto.

En este punto hay que resolver también el cumplimiento: pide al fabricante la declaración responsable de Verifactu de la versión exacta que vas a usar, y comprueba cómo se configura (envío a la AEAT o no, series, código QR en la factura). Microsoft, por ejemplo, publica las declaraciones de cada versión de Business Central en su documentación; si tu fabricante no te la da por escrito, no sigas.

Fase 5. Pruebas con un mes real

Qué se hace. La prueba que de verdad importa: coger un mes ya cerrado y rehacerlo entero en el sistema nuevo. Pedidos, albaranes, facturas, cobros, pagos, conciliación bancaria, cierre y liquidación de IVA. Y comparar con lo que salió en el sistema antiguo.

Entregable: acta de pruebas con las diferencias encontradas y cómo se han resuelto. IVA del mes cuadrado. Cierre del mes reproducido.

Dónde se tuerce. En probar con datos inventados («cliente prueba», «artículo prueba») y procesos de manual. Los errores de verdad aparecen con tus clientes raros, tus artículos con cinco unidades de medida y tus facturas rectificativas.

Fase 6. Formación y plan de corte

Qué se hace. Formación por perfiles (no una charla general para todos) y un plan de corte hora a hora: quién hace qué desde el último día en el sistema antiguo hasta el primer pedido en el nuevo.

Entregable: usuarios formados con su procedimiento escrito, y plan de corte con responsables y un punto de «no retorno» decidido de antemano.

Dónde se tuerce. Se forma demasiado pronto (se olvida) o demasiado tarde (con prisas). Lo ideal: formación en las tres o cuatro semanas anteriores al arranque, sobre el entorno de pruebas con tus datos.

Fase 7. Arranque y primer cierre

Qué se hace. Carga final de saldos y pendientes, bloqueo del sistema antiguo para que no pueda facturar, arranque y acompañamiento intensivo hasta el primer cierre mensual o trimestral.

Entregable: primer cierre hecho en el sistema nuevo, con IVA presentado desde él, y acta de fin de proyecto con la lista de pendientes.

Dónde se tuerce. En dar el proyecto por terminado el día del arranque. El proyecto termina en el primer cierre, no antes. Pacta por escrito los días de acompañamiento posteriores.

Resumen: fases, entregables y quién firma

Fase	Entregable	Firma tu empresa
1. Alcance	documento de alcance y fecha de corte	dirección
2. Diseño	diseño por proceso y lista de desarrollos	responsables de área
3. Datos	actas de cargas de prueba con cuadres	administración / finanzas
4. Configuración	entorno de pruebas completo y declaración responsable Verifactu	informática
5. Pruebas	mes real rehecho y cuadrado	administración / finanzas
6. Formación y corte	usuarios formados y plan de corte	responsables de área
7. Arranque	primer cierre completado	dirección

12 preguntas para elegir implantador

Sirven para cualquier marca. Hazlas por escrito y compara las respuestas.

1. ¿Cuántos proyectos de migración desde mi sistema actual habéis hecho? ¿Puedo hablar con uno de esos clientes?
2. ¿Quién será el jefe de proyecto y quién hará la parte contable? ¿Siguen en la empresa dentro de seis meses?
3. ¿El presupuesto está desglosado por fases, con jornadas y entregables?
4. ¿Precio cerrado o por horas? ¿Qué pasa si se agota la bolsa?
5. ¿Qué queda fuera del alcance? Lista cerrada, por favor.
6. ¿Cuántas cargas de datos de prueba incluye?
7. ¿Cómo se prueba antes del arranque? ¿Rehacemos un mes real?
8. ¿Cuántos días de acompañamiento después del arranque?
9. ¿Qué desarrollos a medida proponéis y por qué no se resuelven con el estándar?
10. ¿Cuánto cuesta mantener esos desarrollos en cada versión nueva?
11. ¿Tenéis la declaración responsable de Verifactu de la versión que vamos a usar? ¿Y el plan para la factura electrónica B2B?
12. Si el proyecto va mal, ¿cómo salgo? ¿De quién son los desarrollos y la documentación?

La pregunta 1 es la más reveladora. Un implantador que ha migrado veinte empresas desde tu sistema sabe dónde están las trampas de tus datos. Uno que nunca lo ha hecho las descubrirá contigo, y con tu dinero.

Cómo seguir

• ¿Aún no tienes claro si cambiar? Empieza por las 10 señales de que tu ERP se ha quedado corto.
• ¿Necesitas presupuestar? Usa la hoja del coste real a tres años.
• ¿Vienes de a3ERP o Sage 200? Mira las alternativas a a3ERP y las alternativas a Sage 200.