Qué datos migrar al cambiar de ERP: histórico, saldos, cartera y activos

La pregunta «¿qué migramos?» tiene una respuesta tentadora: todo. Es la respuesta más cara y, casi siempre, la peor.

Cada año de histórico que migras hay que extraerlo, transformarlo, cargarlo en pruebas, cuadrarlo y volver a cargarlo. El trabajo crece con cada año, y el valor de ese histórico en el sistema nuevo es casi nulo: nadie va a registrar un abono sobre una factura de 2019 en el ERP de 2027.

Esta guía separa los datos en tres cajas: migrar, archivar y descartar.

La regla de las tres cajas

Caja	Qué va dentro	Dónde acaba
Migrar	lo que necesitas para trabajar el primer día: maestros, saldos, pendientes, stock, activos	ERP nuevo
Archivar	lo que la ley te obliga a conservar o que puedes necesitar consultar: asientos, facturas, libros de IVA, modelos	sistema antiguo en consulta o exportación legible
Descartar	duplicados, fichas inactivas sin movimientos, borradores, datos de prueba	nada (con acta de qué se descarta)

Caja 1: lo que se migra

Maestros (limpios, no copiados)

• Plan de cuentas. Todos los ERP españoles parten del Plan General de Contabilidad (RD 1514/2007), así que el mapeo de grupos y subgrupos es directo. El trabajo está en tus subcuentas: aprovecha para cerrar las que no se usan y unificar las que duplican.
• Clientes y proveedores. NIF validado, dirección fiscal, condiciones de pago, IBAN, contactos. Es el momento de fusionar duplicados («Talleres Pérez SL» y «TALLERES PEREZ, S.L.»).
• Artículos. Código, descripción, familia, unidad de medida, impuestos, tarifas vigentes, proveedor habitual. Lotes y series si aplica.
• Tarifas y condiciones vigentes. Las históricas, al archivo.
• Cuentas bancarias, formas de pago, series de facturación nuevas.

La regla de oro: limpia antes de migrar, no después. Una vez en el sistema nuevo, los datos sucios se reparten por pedidos, facturas e informes, y limpiarlos cuesta el triple.

Saldos contables

Depende de tu fecha de corte:

• Corte a 1 de enero: asiento de apertura con los saldos del balance de cierre. Es lo más limpio.
• Corte a mitad de año: dos opciones. Saldos de todas las cuentas a la fecha de corte (un asiento), o saldos mensuales desde enero (doce asientos como máximo) para poder sacar balances comparativos mes a mes desde el sistema nuevo. La segunda cuesta algo más y se agradece en el cierre.

Sea cual sea la opción, el balance de sumas y saldos del sistema nuevo tiene que cuadrar al céntimo con el del antiguo a la fecha de corte. Esa validación la firma alguien de tu equipo, no el implantador.

Pendientes (lo que está «vivo»)

• Cartera de cobros y pagos: cada vencimiento pendiente, con número de factura original, fecha, importe pendiente, forma de pago y, si aplica, remesa o efecto.
• Pedidos abiertos de venta y compra, con lo servido o recibido parcialmente.
• Albaranes pendientes de facturar.
• Anticipos de clientes y a proveedores.
• Movimientos bancarios sin conciliar a la fecha de corte.

La suma de la cartera migrada tiene que cuadrar con el saldo de las cuentas de clientes y proveedores migradas. Si no cuadra, hay un problema en el origen que conviene descubrir antes del arranque, no en el primer cierre.

Stock

Cantidad por artículo, almacén y ubicación a la fecha de corte, con su valoración (precio medio, FIFO o el método que uses) y trazabilidad de lotes o series. Haz un recuento físico lo más cerca posible del corte: migrar un stock que no existe es de los errores más caros.

Inmovilizado

Por cada elemento: descripción, fecha de alta, valor de adquisición, amortización acumulada, método y coeficiente, vida útil restante y cuenta contable asociada. Si la amortización contable y la fiscal no coinciden (libertad de amortización, amortización acelerada, coeficientes distintos), migra las dos: el sistema nuevo tiene que continuar la amortización y el control de diferencias sin saltos (Ley 27/2014, art. 12).

Caja 2: lo que se archiva (y cuánto tiempo)

Aquí manda la ley. Tres plazos que conviene tener a mano:

Norma	Qué dice	Plazo
Código de Comercio, art. 30	conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes	6 años desde el último asiento
Ley General Tributaria, art. 66	Hacienda puede liquidar deudas tributarias	4 años (prescripción)
Ley General Tributaria, art. 66 bis	Hacienda puede comprobar bases imponibles negativas y deducciones pendientes	10 años desde el ejercicio en que se generaron

Las facturas emitidas y recibidas se conservan durante el plazo de la Ley General Tributaria (RD 1619/2012, art. 19), y puedes elegir dónde, siempre que las pongas a disposición de Hacienda sin demora cuando te las pida (art. 22).

Qué archivar, como mínimo: libro diario y mayor de cada ejercicio, balances, libros registro de IVA, facturas emitidas y recibidas, modelos presentados y justificantes de pago, fichas de inmovilizado con su histórico de amortización.

Cómo archivar: dos opciones

Opción A: el sistema antiguo, en modo consulta. Cómodo para quien ya lo conoce. Pero la Agencia Tributaria pone una condición clara: conservar el programa antiguo con el histórico está permitido si y solo si ya no puede emitir facturas, normalmente desinstalándolo o modificándolo para que no emita desde una fecha (FAQ de la AEAT). Si puede facturar, su tenencia desde 2027 es infracción con multa de 50.000 euros por ejercicio. Además, alguien tendrá que mantener vivo ese programa (sistema operativo, base de datos, licencia) durante años.

Opción B: exportación completa y legible. Libros en PDF y en formato de datos (CSV o Excel) por ejercicio, facturas en PDF con su índice, y la base de datos original guardada por si hiciera falta. Más trabajo al principio; cero dependencia del software antiguo después.

Caja 3: lo que se descarta

• Clientes y proveedores sin movimientos en los últimos años y sin saldo (quedan en el archivo).
• Artículos descatalogados sin stock ni pedidos.
• Duplicados, fichas de prueba, borradores de pedidos antiguos.
• Tarifas y promociones caducadas.

Deja constancia por escrito de los criterios de descarte. Dentro de dos años alguien preguntará «¿dónde está el cliente X?», y la respuesta tiene que ser «en el archivo, por este motivo».

¿Y si quiero el histórico en el ERP nuevo?

Hay casos en los que tiene sentido migrar algo de histórico:

• Estadísticas de ventas por cliente y artículo de los últimos dos o tres años, para comparativas y previsiones. Se puede migrar como datos resumidos (ventas mensuales por cliente y artículo), no factura a factura.
• Garantías y números de serie vendidos, si das servicio posventa.
• Documentos adjuntos clave (contratos, certificados de calidad).

Pide que cada bloque de histórico aparezca como línea separada en el presupuesto, con su coste. Muchas veces, al verlo con precio, el «por si acaso» desaparece.

Checklist de validación antes del arranque

Nadie debería arrancar sin estas comprobaciones firmadas por alguien de tu equipo:

• Balance de sumas y saldos a fecha de corte: igual en ambos sistemas.
• Cartera de clientes migrada = saldo de clientes en contabilidad.
• Cartera de proveedores migrada = saldo de proveedores.
• Stock valorado migrado = saldo de existencias en contabilidad (o diferencia explicada).
• Inmovilizado: valor neto contable migrado = saldo de las cuentas de inmovilizado menos amortización acumulada.
• Muestra de 20 clientes y 20 artículos revisada a mano, con sus condiciones.
• Series de facturación nuevas configuradas; el sistema antiguo no puede emitir facturas.
• Archivo del histórico completo, legible y con una persona responsable.

El orden de todo esto dentro del proyecto lo tienes en el plan de migración en 7 fases.